Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Datenbearbeitung ist:

Treuhand Neuhofer GmbH
Heissmätteliweg 10
4710 Balsthal
Schweiz

Betriebsstätte:
Oltenstrasse 50
4702 Oensingen
Schweiz

E-Mail: info@treuhandneuhofergmbh.ch

Unsere Datenbearbeitung richtet sich insbesondere nach dem schweizerischen Datenschutzgesetz (DSG) und der Datenschutzverordnung (DSV). Soweit im Einzelfall zusätzlich ausländisches oder europäisches Datenschutzrecht anwendbar ist, berücksichtigen wir auch diese Anforderungen.

Welche Informationen wir benötigen, hängt von Ihrer Anfrage und vom vereinbarten Auftrag ab. Dazu gehören insbesondere:

• Kontakt- und Stammdaten sowie Korrespondenz;
• Vertrags- und Mandatsdaten;
• Buchhaltungsunterlagen, Belege, Bank- und Zahlungsinformationen;
• Lohn-, Personal- und Sozialversicherungsdaten;
• Steuer- und Mehrwertsteuerunterlagen;
• Angaben über Mitarbeitende, Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner unserer Auftraggeber;
• weitere Informationen, die uns im Rahmen eines Mandats übermittelt oder zugänglich gemacht werden.

Wir bearbeiten nicht automatisch alle genannten Datenkategorien bei jedem Mandat.

Wir bearbeiten Daten insbesondere, um Anfragen zu beantworten, Aufträge vorzubereiten und durchzuführen, mit Ihnen und den für ein Mandat erforderlichen Stellen zu kommunizieren sowie Buchhaltungs-, Lohn-, Abschluss-, MWST- und Steuerarbeiten auszuführen. Dazu gehören auch vereinbarte Administrationsarbeiten, Beratungen, Konzepte und praktische Trainings. Dazu kommen Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung, gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten, die Wahrung eigener rechtlicher Ansprüche sowie der Schutz unserer Systeme und Kommunikation.

Wir beschränken die Bearbeitung nach Möglichkeit auf die Informationen, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.

Wir treffen technische und organisatorische Massnahmen, die sich an der Vertraulichkeit der bearbeiteten Daten und den erkennbaren Risiken orientieren. Dazu gehören insbesondere beschränkte Zugriffsrechte, geschützte Benutzerzugänge, geeignete Authentifizierungsverfahren, der Schutz von Arbeitsgeräten und Netzwerkverbindungen sowie für den jeweiligen Zweck geeignete Kommunikations- und Ablagewege.

Zugang zu Mandatsdaten erhalten nur Personen, die ihn für ihre Aufgaben benötigen. Wir überprüfen und passen unsere Schutzmassnahmen bei Bedarf an. Eine absolute Sicherheit bei elektronischer Datenbearbeitung und Kommunikation können wir nicht gewährleisten.

Für die geschäftliche E-Mail-Kommunikation verwenden wir Proton Mail; für die Ablage und den vereinbarten Austausch von Unterlagen verwenden wir insbesondere Proton Drive und geschützte Drive-Links. Online-Besprechungen können über Proton Meet stattfinden. Proton AG hat ihren Sitz in Genf, Schweiz.

Eine E-Mail an eine Adresse ausserhalb von Proton ist nicht in jedem Fall durchgehend Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Für vertrauliche oder umfangreiche Unterlagen vereinbaren wir deshalb einen geeigneten Übermittlungsweg, beispielsweise einen geschützten Proton-Drive-Link, Threema oder die persönliche Übergabe. Welche Daten Threema bearbeitet, hängt vom verwendeten Produkt und dessen Konfiguration ab.

WhatsApp verwenden wir für Mandate nicht. Bitte senden Sie sensible Unterlagen nicht unaufgefordert über einen noch nicht vereinbarten Kommunikationsweg.

Je nach Auftrag arbeiten wir mit Banana Buchhaltung, bexio oder CashCtrl. Banana ist eine lokale Anwendung. Die von uns verwalteten Banana-Buchhaltungsdateien werden in der hierfür vorgesehenen Proton-Drive-Umgebung abgelegt.

Bei bexio arbeitet die Treuhand Neuhofer GmbH häufig im Konto des Auftraggebers und nur mit den für den Auftrag eingeräumten Zugriffsrechten. bexio kann vom Auftraggeber direkt bezogen oder über uns vermittelt werden.

CashCtrl ist eine Cloud-Anwendung der CashCtrl AG in Münchenstein, Schweiz. Bei ihrer Nutzung werden Buchhaltungsdaten auf der Plattform verarbeitet und gespeichert; sie liegen damit nicht ausschliesslich in unserer Proton-Drive-Ablage. Nach Angaben von CashCtrl erfolgen Betrieb und Backups auf Schweizer Servern. Die Zusammenarbeit und die benötigten Zugriffsrechte stimmen wir auf den Auftrag und den verfügbaren Funktionsumfang ab.

Für den technischen Betrieb und die Sicherheit der jeweiligen Cloud-Plattform ist deren Anbieter verantwortlich. Für unseren Umgang mit den Daten, auf die wir zugreifen oder die wir bearbeiten, bleiben wir verantwortlich.

KI-Hilfsmittel unterstützen uns bei geeigneten fachlichen, organisatorischen, Recherche-, Strukturierungs- und Formulierungsaufgaben. Insbesondere verwenden wir Lumo von Proton sowie ChatGPT Business von OpenAI. Wir beschränken Eingaben auf die für den jeweiligen Zweck erforderlichen Informationen und prüfen KI-generierte Ergebnisse fachlich, bevor wir sie verwenden. KI ersetzt weder unsere eigene Beurteilung noch unsere Verantwortung für die erbrachten Leistungen.

Nach Angaben der jeweiligen Anbieter werden Anfragen an Lumo und Ein- und Ausgaben in ChatGPT Business nicht zum Training ihrer Modelle verwendet. Welche Daten ein Anbieter im Einzelfall bearbeitet, richtet sich nach dem verwendeten Dienst und der tatsächlichen Nutzung. Bei einer Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland gilt der Abschnitt «Bearbeitung im Ausland».

Beim Aufruf der Website fallen technisch erforderliche Verbindungsdaten an. Dazu können die IP-Adresse, der Zeitpunkt des Zugriffs, die aufgerufene Seite sowie Browser- und Verbindungsinformationen gehören. Sie werden zur Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit der Website verarbeitet.

Die Website wird derzeit über Manus gehostet. Der Hostinganbieter kann im Rahmen des Betriebs technische Zugriffsdaten verarbeiten und bindet plattformseitig ein Analyseskript ein. Wir verwenden auf der Website selbst keine zusätzlichen Analyse- oder Marketingdienste und keine eigenen Analyse- oder Marketing-Cookies. Die Schriftdateien werden über die Website bereitgestellt und nicht von Google Fonts nachgeladen.

Auf der Kontaktseite finden Sie unsere E-Mail-Adresse sowie einen Link zur Threema-Kontaktseite. Wenn Sie den Threema-Link anklicken, wird die externe Seite von Threema aufgerufen; dabei können Verbindungsdaten an Threema übermittelt werden. Auf unserer Website gibt es kein Formular zum Hochladen von Mandatsunterlagen.

Soweit dies für eine Anfrage, einen Auftrag oder eine rechtliche Verpflichtung erforderlich ist, können Daten an folgende Empfänger oder Kategorien von Empfängern gelangen:

• Hosting-, IT-, Kommunikations- und Softwaredienstleister, insbesondere Manus und Proton;
• Threema bei entsprechend vereinbarter Kommunikation;
• bexio und CashCtrl AG bei Nutzung der jeweiligen Plattform;
• Anbieter von KI-Diensten, soweit ihnen bei einer konkreten Nutzung Personendaten übermittelt werden;
• Behörden, Gerichte, Steuerverwaltungen und Sozialversicherungen, soweit dies für das Mandat erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist;
• weitere Empfänger, soweit dies für einen ausdrücklich erteilten Auftrag erforderlich ist.

Nicht jeder Empfänger erhält bei jedem Mandat Daten. Art und Umfang richten sich nach dem jeweiligen Zweck und der gewählten Zusammenarbeit.

Nicht für alle eingesetzten Dienste und Kommunikationsvorgänge können wir eine ausschliessliche Bearbeitung innerhalb der Schweiz zusichern. Externe Anbieter können Daten auch im Ausland bearbeiten oder von dort darauf zugreifen.

Bei Bekanntgaben in Staaten ohne angemessenes Datenschutzniveau berücksichtigen wir die nach schweizerischem Recht erforderlichen Voraussetzungen und Schutzmassnahmen.

Wir bewahren Daten so lange auf, wie es für den jeweiligen Zweck oder aufgrund gesetzlicher, vertraglicher und beweisrechtlicher Anforderungen erforderlich ist.

Anfragen ohne anschliessendes Mandat löschen wir grundsätzlich, wenn sie erledigt sind, spätestens nach zwölf Monaten, sofern kein rechtlicher oder betrieblicher Grund für eine längere Aufbewahrung besteht. Für Mandats-, Buchhaltungs-, Steuer- und Geschäftsunterlagen gelten die jeweils anwendbaren Aufbewahrungs- und Nachweispflichten.

Sie können nach Massgabe des anwendbaren Datenschutzrechts Auskunft darüber verlangen, ob und welche Personendaten wir über Sie bearbeiten. Je nach den gesetzlichen Voraussetzungen können Sie Berichtigung, Herausgabe oder Übertragung bestimmter Daten sowie Löschung oder Einschränkung einer Bearbeitung verlangen. Gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten können einer Löschung entgegenstehen.

Richten Sie Ihr Anliegen an info@treuhandneuhofergmbh.ch. Zum Schutz Ihrer Daten können wir einen geeigneten Identitätsnachweis verlangen. Sie können sich ausserdem an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden.

Wenn sich unsere Datenbearbeitung oder die rechtlichen Anforderungen wesentlich ändern, passen wir diese Datenschutzerklärung an. Es gilt die jeweils auf der Website veröffentlichte aktuelle Fassung.

Stand: 21. Oktober 2026